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Office 365 – Organiser et animer une réunion avec des collaborateurs distants
O365U-REU / LI-TEC-389

OBJECTIFS PEDAGOGIQUES

À la fin du cours, le stagiaire sera capable de :

 

- Comprendre les différents types de réunion
- Acquérir une méthodologie pour préparer, animer et suivre une réunion
- Maitriser les outils pour stocker les informations et animer une réunion.

PUBLIC

PRE–REQUIS

Toute personne souhaitant organiser des réunions avec des collaborateurs à distance. Indispensables :

 

Être à l’aise avec son environnement de travail (Windows, Internet Explorer et Office 2016).

Avoir une bonne expérience d’Office 365 et plus particulièrement la coédition dans les applications onlines et le stockage de fichiers dans OneDrive et SharePoint.

Avoir suivi la formation « Préparer et conduire une réunion (COMO-REU) » peut être un plus.

CONTENU

Introduction

Les principaux types de réunions

Les 3 étapes clés d’une réunion réussie : le PAS (Préparation, Animation et Suivi)

Présentation des outils mis en œuvre

La préparation d’une réunion

« Intellectuelle »

  • Réflexion sur le thème, l’objectif et le plan
  • Réflexion sur la pertinence des participants choisis

« Matérielle »

  • Identifier l’espace OneDrive ou le site SharePoint qui serviront de lieu de stockage pour la réunion
  • Créer une section clairement identifiée sous OneNote pour la réunion
  • Créer une page pour :

- Consigner le thème et les objectifs
- Pour présenter le plan
- Pour recueillir les idées et les actions à mener
- En prévision du compte rendu

  • Préparer sa présentation PowerPoint pour conduire la réunion
  • A partir d’Outlook, planifier une nouvelle réunion Skype en définissant l’objet et en invitant les participants

Lanimation d’une réunion

Se connecter à l’avance afin de tout préparer et, au besoin, d’avoir le temps de résoudre les problèmes

  • Vérifier la qualité du son et de l’image
  • S’approprier les différentes vues de réunions (Galerie, Présentateur et Contenu)

Accueillir les participants

Le rôle de l’animateur et du participant (Les règles du jeu)

Gérer les participants

  • Couper ou non les micros
  • Bloquer ou non les discussions instantanées

Enregistrer une réunion

Lancer la présentation pour présenter l’objectif de la réunion

Bonnes pratiques dans l’utilisation de PowerPoint en réunion

Partager le Bureau ou une application

Utiliser la messagerie instantanée

Rechercher et prendre en compte (dans OneNote) toutes les idées, le travail à effectuer et identifier les priorités d’action

Définir (dans OneNote) la mise en application des décisions (qui fait quoi, quand, comment, où, combien, etc.)

Définir (dans OneNote) les modalités du compte-rendu

Programmer la réunion suivante

Mettre fin à la réunion

Le suivi d’une réunion

  • Ecrire (ou coécrire) le compte-rendu dans OneNote
  • Auto-évaluation de l’animateur
  • Penser à la réunion suivante

SESSIONS PROGRAMMEES

Uniquement proposée en intra. Contactez votre site Institut 4.10.

VALIDATION

Exercices de validation au cours de la formation.

PEDAGOGIE

Exposés – Cas pratiques – Synthèse

INTERVENANTS

Consultant-formateur dont les compétences techniques, professionnelles et pédagogiques ont été validées par des diplômes et/ou testées et approuvées par l’éditeur et/ou par M2i Formation.

MODALITES PRATIQUES

Durée : ½ jour soit 3,5 heures
Prix stagiaire : Contactez votre site Institut 4.10
Attention, obligation de deux demi-journées par jour
Horaires : 09h00-12h30 ou 13h30-17h00

Durée: